Polityka prywatności i klauzula informacyjna (RODO) Portalu StaySafe

Administratorem danych osobowych Użytkowników Portalu StaySafe jest spółka Stay Safe sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie (00-844), przy ul. Łuckiej 15, wpisana do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000607397, posiadająca numer NIP: 5252651283 (dalej jako: „Administrator" lub „StaySafe").

We wszelkich sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych oraz realizacją praw wynikających z RODO, Użytkownik może skontaktować się z Administratorem drogą elektroniczną pod adresem e-mail: kontakt@staysafe.pl.

StaySafe przetwarza dane osobowe Użytkowników (Najemców oraz Wynajmujących) w celach niezbędnych do świadczenia usług drogą elektroniczną, ułatwienia bezpiecznego zawierania umów najmu oraz dostarczania usług dodatkowych. Poniżej opisano szczegółowe zasady przetwarzania danych w ramach kluczowych funkcjonalności portalu.

• Cel przetwarzania: realizacja zamówionych przez Użytkownika usług dodatkowych (wsparcie techniczne, prawne, ubezpieczeniowe, logistyczne) oferowanych w zakładce „Concierge".
• Podstawa prawna: wyraźna i dobrowolna zgoda Użytkownika (Art. 6 ust. 1 lit. a RODO) wyrażana poprzez kliknięcie przycisku „Zgłoś zainteresowanie" oraz zaznaczenie dedykowanego pola (checkboxa) zgody.
• Przekazywanie danych (Odbiorcy): w celu realizacji usługi, dane kontaktowe Użytkownika (imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu) są bezpiecznie przekazywane wybranemu Partnerowi Zewnętrznemu (wykonawcy usługi), z którym StaySafe ma podpisaną umowę o współpracy (np. ubezpieczycielowi, kancelarii notarialnej, firmie przeprowadzkowej, dostawcy adresu zastępczego lub certyfikowanemu audytorowi energetycznemu). Z chwilą przekazania danych, Partner staje się odrębnym i niezależnym Administratorem tych danych osobowych i przetwarza je w celu przedstawienia oferty oraz realizacji danej usługi.

• Cel przetwarzania: kojarzenie profili Najemców z ofertami Wynajmujących w celu optymalizacji procesu poszukiwania nieruchomości i lokatorów.
• Podstawa prawna: niezbędność do wykonania umowy o świadczenie usług drogą elektroniczną (Art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
• Profilowanie i zautomatyzowane decyzje: StaySafe analizuje preferencje Użytkowników (np. budżet, lokalizacja, wymagania dotyczące zwierząt, posiadanie Paszportu Najemcy) za pomocą algorytmów w celu rekomendowania najlepszych dopasowań.
• Ważna informacja: proces ten nie stanowi wyłącznie zautomatyzowanego podejmowania decyzji, które wywołuje wobec Użytkownika skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na niego wpływa (w rozumieniu Art. 22 RODO). System auto-matchingu pełni wyłącznie funkcję doradczą i prezentuje rekomendacje, natomiast ostateczna decyzja o nawiązaniu kontaktu lub zawarciu umowy zawsze zależy wyłącznie od woli człowieka (Użytkownika).

• Cel przetwarzania: umożliwienie sprawnej i bezpośredniej komunikacji telefonicznej oraz mailowej pomiędzy Najemcą a Wynajmującym po zaakceptowaniu dopasowania przez obie strony.
• Podstawa prawna: podjęcie działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy najmu (Art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
• Podział odpowiedzialności prawnej: w momencie, gdy obie strony (Najemca i Wynajmujący) wyrażą wolę bezpośredniego kontaktu, StaySafe udostępnia im wzajemnie dane kontaktowe (numer telefonu oraz adres e-mail). Z tą chwilą każda ze stron transakcji staje się niezależnym Administratorem Danych Osobowych drugiej strony i jest zobowiązana do ich przetwarzania wyłącznie w celu negocjacji, zawarcia i realizacji umowy najmu, zgodnie z przepisami RODO. StaySafe nie ponosi odpowiedzialności za dalsze przetwarzanie danych przez te osoby trzecie poza infrastrukturą portalu.

• Cel przetwarzania: prowadzenie rzetelnego, dwustronnego systemu opinii i ocen po zakończeniu umowy najmu, służącego weryfikacji wiarygodności użytkowników, zasilaniu „Paszportu Najemcy" oraz podnoszeniu bezpieczeństwa obrotu nieruchomościami.
• Podstawa prawna: prawnie uzasadniony interes Administratora oraz Użytkowników portalu (Art. 6 ust. 1 lit. f RODO) polegający na ochronie przed nieuczciwymi praktykami i zapewnieniu bezpieczeństwa transakcji.
• Zasada „Ślepej Próby" (Double-Blind): w celu zapewnienia maksymalnej rzetelności i ochrony przed odwetowymi, nieprawdziwymi ocenami, opinie cząstkowe (aspekty techniczne, komunikacja, terminowość itp.) oraz opisowe pozostają całkowicie ukryte przed drugą stroną do czasu, aż obie strony prześlą swoje recenzje, lub do upływu 14 dni od momentu zakończenia umowy najmu.
• Prawo do sprzeciwu i moderacja: każdy Użytkownik ma prawo do wniesienia sprzeciwu wobec wystawionej mu oceny lub żądania jej weryfikacji. StaySafe udostępnia panel moderacji, za pośrednictwem którego Administrator – po przeprowadzeniu postępowania wyjaśniającego ze stronami i analizie dowodów – ma prawo trwale usunąć nieprawdziwą lub naruszającą regulamin opinię. Usunięcie opinii skutkuje natychmiastowym automatycznym przeliczeniem średniej ocen profilu lub nieruchomości.

Każdemu Użytkownikowi, którego dane są przetwarzane przez StaySafe, przysługuje prawo do:

1. Dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii;
2. Sprostowania (poprawiania) swoich danych, jeśli są błędne lub nieaktualne;
3. Usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym"), o ile nie zachodzą inne podstawy prawne uniemożliwiające ich usunięcie;
4. Ograniczenia przetwarzania danych;
5. Przenoszenia danych do innego administratora;
6. Wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych (w szczególności wobec ocen i profilowania opartych na prawnie uzasadnionym interesie ADO);
7. Cofnięcia zgody w dowolnym momencie (np. w przypadku usług Concierge) bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem;
8. Wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO), ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

Dane osobowe Użytkowników będą przechowywane przez okres aktywności konta w portalu StaySafe.

• Dane dotyczące zapytań o usługi Concierge przechowywane są przez okres niezbędny do przekazania leadu i potwierdzenia realizacji usługi przez Partnera (nie dłużej niż 12 miesięcy od zgłoszenia zainteresowania).
• Dane związane z umowami najmu oraz wzajemnymi ocenami (w tym w Paszporcie Najemcy) są przetwarzane przez okres niezbędny do dochodzenia ewentualnych roszczeń prawnych lub do momentu wniesienia uzasadnionego sprzeciwu/usunięcia konta przez Użytkownika.